Case study:
E-coach Applicatie
Probleemstelling
MKB Support is een eenmanszaak waarbij de eigenaar zich als ondernemerscoach richt op het ondersteunen van mensen bij
het ontwikkelen van een ondernemingsplan en het starten van een onderneming. De eigenaar wilde zijn activiteiten uitbreiden
naar online coaching en daarbij een dienst oprichten waar meerdere ondernemerscoaches online mensen bij kunnen staan.
ik kreeg de opdracht om een applicatie te ontwerpen waarmee mensen aan een ondernemingsplan kunnen werken terwijl zij daarin ondersteund kunnen worden door e-coaches die hierin gespecialiseerd zijn.
ik kreeg de opdracht om een applicatie te ontwerpen waarmee mensen aan een ondernemingsplan kunnen werken terwijl zij daarin ondersteund kunnen worden door e-coaches die hierin gespecialiseerd zijn.
Oplossing
De oplossing wordt gevormd door een applicatie die nieuwe gebruikers via een website op weg helpt. Wanneer de gebruiker
een profiel aanmaakt, worden enkele vragen gesteld die helpen om onnodige onderdelen weg te filteren uit het ondernemingsplan.
Omdat er behoorlijk veel informatie komt kijken bij een ondernemingsplan, is de applicatie erop gericht om overzicht te bieden in de communicatie met de e-coach, het ondernemingsplan en de voortgang hierin.Het ondernemingsplan is opgedeeld in 4 onderdelen met elk een eigen hoofdonderwerp. Door de gebruiker per onderdeel aan een klein subonderdeel te laten werken, kan hij of zij zich focussen op specifieke zaken. Op het hoofdscherm kan de gebruiker direct zien of er mailberichten zijn en welke punten uit het ondernemingsplan aandacht vereisen.
Een dashboard biedt een overzicht op de informatie in het ondernemingsplan en de samenhang tussen deze onderdelen. Daarnaast biedt een mailbox de mogelijkheid om snel in contact te komen met experts zoals advocaten, accountants, adviseurs en natuurlijk de e-coach. Er zijn ook ondersteunende functionaliteiten zoals een plek om notities te maken en een chat waar de e-coach bereikbaar is.
Omdat er behoorlijk veel informatie komt kijken bij een ondernemingsplan, is de applicatie erop gericht om overzicht te bieden in de communicatie met de e-coach, het ondernemingsplan en de voortgang hierin.Het ondernemingsplan is opgedeeld in 4 onderdelen met elk een eigen hoofdonderwerp. Door de gebruiker per onderdeel aan een klein subonderdeel te laten werken, kan hij of zij zich focussen op specifieke zaken. Op het hoofdscherm kan de gebruiker direct zien of er mailberichten zijn en welke punten uit het ondernemingsplan aandacht vereisen.
Een dashboard biedt een overzicht op de informatie in het ondernemingsplan en de samenhang tussen deze onderdelen. Daarnaast biedt een mailbox de mogelijkheid om snel in contact te komen met experts zoals advocaten, accountants, adviseurs en natuurlijk de e-coach. Er zijn ook ondersteunende functionaliteiten zoals een plek om notities te maken en een chat waar de e-coach bereikbaar is.
Resultaat
De opdrachtgever gaf na de oplevering van mijn ontwerpen en prototypes aan zeer tevreden te zijn.
Hij gaf als referentie: “Marvin is een zeer gedreven professional met een sterk analytisch vermogen. Snel in staat om
een interface te begrijpen en logischer te maken met de klantvriendelijkheid hoog in het vaandel.”
De ontstane applicatie en de website die ik heb ontworpen, zijn doorgezet naar een bedrijf dat de software ontwikkeld heeft. Enkele maanden later was de software online en dit heeft geleid tot een concrete groei van MKB Support in de richting van online coaching.
MKB Support is inmiddels van een eenmanszaak uitgegroeid naar een bedrijf met 9 werknemers. Zij focussen zich op het begeleiden van mensen naar een realistisch ondernemersplan, maar ook richten zij zich op het begeleiden van mensen naar een baan vanuit een uitkering.
Inmiddels hebben zij alweer honderden mensen geholpen met het ontwikkelen van een ondernemingsplan, maar ook met het aanpassen van bestaande ondernemingsplannen.
De ontstane applicatie en de website die ik heb ontworpen, zijn doorgezet naar een bedrijf dat de software ontwikkeld heeft. Enkele maanden later was de software online en dit heeft geleid tot een concrete groei van MKB Support in de richting van online coaching.
MKB Support is inmiddels van een eenmanszaak uitgegroeid naar een bedrijf met 9 werknemers. Zij focussen zich op het begeleiden van mensen naar een realistisch ondernemersplan, maar ook richten zij zich op het begeleiden van mensen naar een baan vanuit een uitkering.
Inmiddels hebben zij alweer honderden mensen geholpen met het ontwikkelen van een ondernemingsplan, maar ook met het aanpassen van bestaande ondernemingsplannen.
Werkwijze
Voor dit project werkte ik zelfstandig één op één met de opdrachtgever. De bedoeling van de opdrachtgever was dat er eerst
een duidelijk concept en ontwerp zouden ontstaan, dat hij vervolgens kon laten ontwikkelen tot concrete software.
Gedurende ongeveer 9 maanden ontmoette ik de opdrachtgever meermaals per week op zijn werklocatie. Zodoende voerde ik het wensen- en behoeftenonderzoek uit. Later bespraken wij ook steeds de voortgang van het project en voerden we samen designsessies uit. Hiermee kon ik inzicht krijgen in zijn visie op de applicatie vanuit zijn kennis als ondernemerscoach.
Gedurende ongeveer 9 maanden ontmoette ik de opdrachtgever meermaals per week op zijn werklocatie. Zodoende voerde ik het wensen- en behoeftenonderzoek uit. Later bespraken wij ook steeds de voortgang van het project en voerden we samen designsessies uit. Hiermee kon ik inzicht krijgen in zijn visie op de applicatie vanuit zijn kennis als ondernemerscoach.
Maar ook kon hij bruikbare ideeën aandragen. Natuurlijk kunnen ook mensen zonder ervaring of opleiding als designer
geweldige ideeën hebben. Hij ging uit van mijn expertise als designer. En ik ging uit van zijn expertise als
ondernemerscoach. En zo vulden wij elkaar steeds aan.
De opdrachtgever legde de projectplanning en de roadmap compleet bij mij. Omdat de opdrachtgever alleen met mij contact had en ik als enige op het project zat, was er geen sprake van scrum of Agile. Wel heb ik een soort van Agile UX ingezet door hem mee te nemen in designsessies. Ik legde met voorbeelden en theoretische kennis uit hoe een sterke gebruikerservaring kan bijdragen aan een beter resultaat. En hoe bepaalde ontwerpkeuzes een grote invloed hebben op het product.
De opdrachtgever legde de projectplanning en de roadmap compleet bij mij. Omdat de opdrachtgever alleen met mij contact had en ik als enige op het project zat, was er geen sprake van scrum of Agile. Wel heb ik een soort van Agile UX ingezet door hem mee te nemen in designsessies. Ik legde met voorbeelden en theoretische kennis uit hoe een sterke gebruikerservaring kan bijdragen aan een beter resultaat. En hoe bepaalde ontwerpkeuzes een grote invloed hebben op het product.
Research
Het project ben ik gestart met een wensen- en eisenonderzoek. Hierbij ging ik in gesprek met de opdrachtgever om zijn
wensen, eisen en behoeften te begrijpen. En ook om inzicht te krijgen in de context van het project en zijn bedrijfsmodel.
Naar aanleiding hiervan zijn twee doelgroepen vastgesteld. Namelijk (startende) ondernemers enerzijds en e-coaches anderzijds. Ik heb een uitgebreid gebruikersonderzoek gedaan richting deze twee groepen. Hierbij heb ik vooral gebruik gemaakt van enquêtes, maar ook door open gesprekken. Zo kon ik achter de behoeften, wensen en invalshoeken van de doelgroepen komen.
Hiernaast heb ik een theoretisch onderzoek uitgevoerd naar de fenomenen e-coaching en ondernemingsplannen. Dit was nodig om deze fenomenen beter te begrijpen en om bepaalde keuzes te kunnen onderbouwen.
Naar aanleiding hiervan zijn twee doelgroepen vastgesteld. Namelijk (startende) ondernemers enerzijds en e-coaches anderzijds. Ik heb een uitgebreid gebruikersonderzoek gedaan richting deze twee groepen. Hierbij heb ik vooral gebruik gemaakt van enquêtes, maar ook door open gesprekken. Zo kon ik achter de behoeften, wensen en invalshoeken van de doelgroepen komen.
Hiernaast heb ik een theoretisch onderzoek uitgevoerd naar de fenomenen e-coaching en ondernemingsplannen. Dit was nodig om deze fenomenen beter te begrijpen en om bepaalde keuzes te kunnen onderbouwen.
Naar de concurrentie heb ik eveneens onderzoek gedaan, om te zien wat er al bestond op het gebied van e-coaching en het
coachen van (startende) ondernemers. En natuurlijk ook op het gebied van e-coaching in combinatie met (startende)
ondernemers.
Naar aanleiding van het doelgroeponderzoek heb ik enkele persona’s ontwikkeld en een customer journey ontwikkeld. Dit om een beter inzicht te krijgen in de mensen die gebruik zouden kunnen maken van de applicatie. En om inzicht te krijgen in de reis die gebruikers af zouden leggen en de ervaring die zouden hebben bij het gebruik van de applicatie. Dit leverde zeker inspiratie op voor zowel mij als de opdrachtgever waarmee we konden voortbouwen in onze ideeën over het project.
Naar aanleiding van het doelgroeponderzoek heb ik enkele persona’s ontwikkeld en een customer journey ontwikkeld. Dit om een beter inzicht te krijgen in de mensen die gebruik zouden kunnen maken van de applicatie. En om inzicht te krijgen in de reis die gebruikers af zouden leggen en de ervaring die zouden hebben bij het gebruik van de applicatie. Dit leverde zeker inspiratie op voor zowel mij als de opdrachtgever waarmee we konden voortbouwen in onze ideeën over het project.
Information Architecture
Op basis van de vele informatie uit de onderzoeken ben ik het gesprek aan gegaan met de opdrachtgever met het doel om een
structuur voor de applicatie te ontwikkelen. Met de ideeën en kennis van de opdrachtgever en met mijn kennis rondom mijn
vakgebied konden we samen een structuur ontwikkelen voor de verschillende onderdelen die gebruikers nodig zouden hebben.
Hierbij valt te denken aan een website en de inrichting hiervan om gebruikers te informeren en toegang te verschaffen tot de applicatie. Maar je kunt hierbij ook denken aan de indeling van onderdelen van het ondernemingsplan, een dashboard voor een totaaloverzicht, contactmogelijkheden etc.
Hierbij valt te denken aan een website en de inrichting hiervan om gebruikers te informeren en toegang te verschaffen tot de applicatie. Maar je kunt hierbij ook denken aan de indeling van onderdelen van het ondernemingsplan, een dashboard voor een totaaloverzicht, contactmogelijkheden etc.
Ter onderbouwing van de structuur zijn ook een open card sorting testen gehouden. Dit heb ik gedaan om inzicht te krijgen
in het inzicht, de visie en de ideeën van andere mensen. Dit zag ik als waardevolle input omdat verschillende mensen
toch weer andere invalshoeken hebben en bepaalde informatie en functionaliteiten op een heel eigen manier kunnen indelen.
Dit is ook zeer zinvol gebleken.
Op basis van de uitkomsten van de open card sorting testen heb ik een information tree ontwikkeld die is getoetst is door middel van tree testing. Deze test moest uitwijzen of de ontwikkelde structuur logisch was voor mensen en of zij specifieke onderdelen makkelijk konden vinden.
Het gevolg van alle testen en onderzoek zijn een gestructureerde flowchart en sitemap. Zij bieden een duidelijk beeld van de structuur die nodig is binnen de applicatie en van de weg die een gebruiker ongeveer af zal leggen bij het gebruik van de applicatie.
Op basis van de uitkomsten van de open card sorting testen heb ik een information tree ontwikkeld die is getoetst is door middel van tree testing. Deze test moest uitwijzen of de ontwikkelde structuur logisch was voor mensen en of zij specifieke onderdelen makkelijk konden vinden.
Het gevolg van alle testen en onderzoek zijn een gestructureerde flowchart en sitemap. Zij bieden een duidelijk beeld van de structuur die nodig is binnen de applicatie en van de weg die een gebruiker ongeveer af zal leggen bij het gebruik van de applicatie.
Information design
De informatiearchitectuur en gesprekken met de opdrachtgever vormden voor mij een goede basis om een concreet ontwerp te
maken voor de informatie en inhoud van de applicatie.
Zoals ik zelf al merkte tijdens het onderzoek, kan het uitwerken van een ondernemingsplan door alle belangrijke zaken en onderwerpen behoorlijk overdonderend en ingewikkeld overkomen. Onze strategie was dan ook om eenvoud, rust en overzicht te creëren. Hierin gebruikten we twee belangrijke speerpunten.
Enerzijds worden gebruikers geïntroduceerd door een proces waarbij onnodige onderdelen worden weggefilterd op basis van de persoonlijke situatie. Anderzijds worden gebruikers meegenomen in een versimpelend concept waarbij het ondernemingsplan is opgedeeld in 4 hoofdonderwerpen, welke bestaan uit een aantal subonderwerpen. Gebruikers worden hier stapgewijs doorheen geleid en zien steeds waar ze staan in het proces om tot een voltooid ondernemingsplan te komen.
Daarnaast is het informatieontwerp ook in de kleine dingen erop gericht om duidelijkheid, rust en eenvoud te bieden. Dit kan door korte en krachtige vragen te stellen, steeds toelichtingen en extra informatie te bieden en gebruikers stapgewijs mee te nemen om steeds een omlijnd onderdeel van het ondernemingsplan af te ronden.
Zoals ik zelf al merkte tijdens het onderzoek, kan het uitwerken van een ondernemingsplan door alle belangrijke zaken en onderwerpen behoorlijk overdonderend en ingewikkeld overkomen. Onze strategie was dan ook om eenvoud, rust en overzicht te creëren. Hierin gebruikten we twee belangrijke speerpunten.
Enerzijds worden gebruikers geïntroduceerd door een proces waarbij onnodige onderdelen worden weggefilterd op basis van de persoonlijke situatie. Anderzijds worden gebruikers meegenomen in een versimpelend concept waarbij het ondernemingsplan is opgedeeld in 4 hoofdonderwerpen, welke bestaan uit een aantal subonderwerpen. Gebruikers worden hier stapgewijs doorheen geleid en zien steeds waar ze staan in het proces om tot een voltooid ondernemingsplan te komen.
Daarnaast is het informatieontwerp ook in de kleine dingen erop gericht om duidelijkheid, rust en eenvoud te bieden. Dit kan door korte en krachtige vragen te stellen, steeds toelichtingen en extra informatie te bieden en gebruikers stapgewijs mee te nemen om steeds een omlijnd onderdeel van het ondernemingsplan af te ronden.
Interface Design
Op basis van het informatieontwerp en de informatiearchitectuur ben ik de interface van de applicatie gaan ontwerpen.
Dit gebeurde natuurlijk aan de hand van schetsen en wireframes. Hierbij heb ik stapgewijs per onderdeel van de applicatie
een geheel aan ontwerpen uitgewerkt. Ik begon bij de kern; het ontwikkelen van een ondernemingsplan.
Hierbij legde ik de focus op visuele rust en overzicht. Gebruikers moeten informatie snel kunnen vinden doordat deze duidelijk gegroepeerd is en doordat kleuren en vormen zorgen voor consistentie, herkenbaarheid en onderscheid. Ook zijn toegankelijkheid en comfort belangrijke speerpunten geweest voor mij tijdens het ontwerpen van de interface.
Hierbij legde ik de focus op visuele rust en overzicht. Gebruikers moeten informatie snel kunnen vinden doordat deze duidelijk gegroepeerd is en doordat kleuren en vormen zorgen voor consistentie, herkenbaarheid en onderscheid. Ook zijn toegankelijkheid en comfort belangrijke speerpunten geweest voor mij tijdens het ontwerpen van de interface.
Bij het ontwerpen van de interface ben ik op iteratieve wijze bezig geweest. Ik ontwierp een functionaliteit of scherm
en maakte vervolgens nog minstens 2 totaal verschillende varianten. Door mogelijkheden te analyseren en te combineren kon
ik weer betere varianten ontwikkelen.
Tijdens A/B-testen zijn een groot deel van de wireframes beoordeeld door respondenten. Dit was nodig om bepaalde inzichten te verwerven over de voorkeuren van respondenten wat betreft indeling, controle door gebruikers en structuur op pagina’s. De A/B-testen zijn uitgevoerd volgens de Guerilla-methode, waarbij men willekeurige personen benadert om hen na een korte toelichting een voorkeur aan te laten geven voor een ontwerp.
Tijdens A/B-testen zijn een groot deel van de wireframes beoordeeld door respondenten. Dit was nodig om bepaalde inzichten te verwerven over de voorkeuren van respondenten wat betreft indeling, controle door gebruikers en structuur op pagina’s. De A/B-testen zijn uitgevoerd volgens de Guerilla-methode, waarbij men willekeurige personen benadert om hen na een korte toelichting een voorkeur aan te laten geven voor een ontwerp.
Visual Design
Om een passende visuele stijl te ontwikkelen heb ik de opdrachtgever gevraagd waar zijn voorkeuren lagen qua stijl.
Hij wilde enkele kleuren gebruiken die hij reeds gebruikte binnen zijn bedrijf.
Deze kleuren heb ik meegenomen in het ontwikkelen van een visuele stijl voor de website en de applicatie. Ik besloot het opvallende oranje in te zetten als actiekleur om de aandacht te trekken. Daarbij heb ik enkele kleuren gekozen die per hoofdonderdeel van het ondernemingsplan een bijhorende kleur vormen.
Deze kleuren heb ik meegenomen in het ontwikkelen van een visuele stijl voor de website en de applicatie. Ik besloot het opvallende oranje in te zetten als actiekleur om de aandacht te trekken. Daarbij heb ik enkele kleuren gekozen die per hoofdonderdeel van het ondernemingsplan een bijhorende kleur vormen.
E-scan
Tijdens het ontwerpen van de applicatie, gaf de de opdrachtgever aan dat hij de E-scan wilde toepassen binnen de applicatie.
De E-scan is een extern ontwikkeld concept met als doel om de sterke punten en valkuilen in van een persoon aan het licht te brengen, uitgaande van zijn rol als ondernemer. Na het beantwoorden van vragen, krijg de gebruiker een uitslag te zien die een hoop zelfkennis op kan leveren.
Ik heb de E-scan verwerkt in het inschrijfproces voor een nieuwe gebruiker. Wanneer iemand een nieuwe account aanmaakt, komt hij of zij vanzelf de optie tegen om de E-scan te doorlopen. Hierna kan deze persoon aan het ondernemingsplan werken met een handig stuk zelfkennis op zak.
De E-scan is tijdens het gebruik van de applicatie altijd te vinden in het profiel van de gebruiker en kan altijd opnieuw gemaakt worden.
De E-scan is een extern ontwikkeld concept met als doel om de sterke punten en valkuilen in van een persoon aan het licht te brengen, uitgaande van zijn rol als ondernemer. Na het beantwoorden van vragen, krijg de gebruiker een uitslag te zien die een hoop zelfkennis op kan leveren.
Ik heb de E-scan verwerkt in het inschrijfproces voor een nieuwe gebruiker. Wanneer iemand een nieuwe account aanmaakt, komt hij of zij vanzelf de optie tegen om de E-scan te doorlopen. Hierna kan deze persoon aan het ondernemingsplan werken met een handig stuk zelfkennis op zak.
De E-scan is tijdens het gebruik van de applicatie altijd te vinden in het profiel van de gebruiker en kan altijd opnieuw gemaakt worden.
Prototype
Op basis van de ontwikkelde wireframes, de uitkomsten van de A/B-testen en de door de opdrachtgever gekozen kleuren,
heb ik een prototype ontwikkeld. Dit heb ik gedaan in de software Axure RP.
Het prototype is ingezet bij usability testen waarbij veel verschillende aspecten van het ontwerp werden belicht. Enerzijds werd er gekeken naar het gebruik van de applicatie, dus met de focus op praktische dingen zoals navigatie, vindbaarheid, toegankelijkheid en dergelijke. Anderzijds teste ik de werkbaarheid van het totaalconcept waarbij gebruikers stapgewijs een profiel aanmaken, de E-scan doorlopen en tot een ondernemingsplan kunnen komen. Dit terwijl zij gebruik maken van diverse functionaliteiten en onderdelen van de applicatie.
Deze testen bleken succesvol en de opdrachtgever was tevreden met de resultaten. Hierop besloot hij het prototype te laten doorontwikkelen tot een werkende applicatie.
Het prototype is ingezet bij usability testen waarbij veel verschillende aspecten van het ontwerp werden belicht. Enerzijds werd er gekeken naar het gebruik van de applicatie, dus met de focus op praktische dingen zoals navigatie, vindbaarheid, toegankelijkheid en dergelijke. Anderzijds teste ik de werkbaarheid van het totaalconcept waarbij gebruikers stapgewijs een profiel aanmaken, de E-scan doorlopen en tot een ondernemingsplan kunnen komen. Dit terwijl zij gebruik maken van diverse functionaliteiten en onderdelen van de applicatie.
Deze testen bleken succesvol en de opdrachtgever was tevreden met de resultaten. Hierop besloot hij het prototype te laten doorontwikkelen tot een werkende applicatie.
Bekijk ook...
