Case study:
Beoordelingsapplicatie
Probleemstelling
De Politie wilde een handige digitale oplossing voor politieagenten die als examinator fungeren bij het examen van
verkeersregelaars. Omdat de Politie een vetorecht heeft over bevoegdheden op de openbare weg, dient een gespecialiseerde
politieagent zijn veto uit te spreken over het besluit of een cursist daadwerkelijk kan slagen voor zijn examen.
Deze situatie kan veel effectiever en handiger met de huidige digitale mogelijkheden.
Oude situatie
Voorheen gebeurde het beoordelen van cursisten door agenten op allerlei losse papieren: Twee papieren per cursist met
een maximum van 8 cursisten én een absentielijst én een lijst waarop de beoordeling van alle cursisten afgevinkt wordt.
Bij elkaar dus al gauw zo’n 20 losse velletjes papier. De agent staat met deze papieren in weer en wind en moet steeds
de juiste papieren erbij pakken per cursist en vervolgens weer bij het afvinken van een cursist. En dan moet de politieagenten maar
hopen dat hij voldoende werkende pennen bij zich heeft. Achteraf moet de politieagent alle formulieren nog eens op het
bureau verwerken in de computer. Deze situatie kan veel effectiever en handiger met de huidige digitale mogelijkheden.
Oplossing
De oplossing wordt gevormd door een applicatie die politieagenten op een handige wijze hun taak laat vervullen.
Elke agent heeft een profiel om mee in te loggen. Op basis hiervan heeft een agent inzicht in examens die voor hem
ingepland staan. De applicatie is zo ingericht dat de agent vooraf voorbereidingen kan doen op een examen.
Bij een examen kan een agent een logisch proces volgen. Zo kan hij of zij eerst controleren of een kruispunt geschikt is voor een examen en de gegevens van een examen controleren. Vervolgens kan hij de aanwezigheid en identiteit van cursisten controleren. Hierna kan hij vanuit een overzicht een cursist selecteren en het individuele examen beoordelen. Hij kan onderdelen als voldoende of onvoldoende aanmerken, opmerkingen plaatsen en een eindoordeel vellen. Wanneer een cursist klaar is, kan de agent eenvoudig via het overzichtscherm doorgaan met de volgende cursist.
Binnen de applicatie zijn functionaliteit toegevoegd of aangepast om direct te kunnen reageren op een veranderende situatie. Bij een ongeval, ongewenste hoeveelheden verkeer of een andere onvooziene situatie kan de agent abrupt het examen afbreken of verplaatsen naar een ander kruispunt.
Bij een examen kan een agent een logisch proces volgen. Zo kan hij of zij eerst controleren of een kruispunt geschikt is voor een examen en de gegevens van een examen controleren. Vervolgens kan hij de aanwezigheid en identiteit van cursisten controleren. Hierna kan hij vanuit een overzicht een cursist selecteren en het individuele examen beoordelen. Hij kan onderdelen als voldoende of onvoldoende aanmerken, opmerkingen plaatsen en een eindoordeel vellen. Wanneer een cursist klaar is, kan de agent eenvoudig via het overzichtscherm doorgaan met de volgende cursist.
Binnen de applicatie zijn functionaliteit toegevoegd of aangepast om direct te kunnen reageren op een veranderende situatie. Bij een ongeval, ongewenste hoeveelheden verkeer of een andere onvooziene situatie kan de agent abrupt het examen afbreken of verplaatsen naar een ander kruispunt.
Resultaat
Het resultaat van dit project is dat politieagenten bij examens voor verkeersregelaars meer controle over het examen
hebben omdat zij minder snel afgeleid zijn door het werken met papieren. Ze vinden de applicatie veel makkelijker
werken en kunnen snel dingen aanpassen of terugvinden. Doordat de applicatie alle gegevens na een examen meteen
doorstuurt naar de systemen van de Politie, is het niet nodig dat politieagenten na het examen nog administratieve
taken hoeven uit te voeren. Hiermee is de werkdruk voor politieagenten wat betreft examens voor verkeersregelaars
flink verminderd. Dit komt ook doordat men minder tijd kwijt is om een examen voor te bereiden.
De ontworpen applicatie wordt momenteel landelijk ingezet en is voorzien van een Back-end en gekoppeld aan de systemen die de Politie gebruikt voor deze toepassing.
Zowel de politieagenten die directe gebruikers zijn, als de stakeholders van hogerhand bij de Politie geven aan zeer tevreden te zijn met de werkbaarheid en effectiviteit van de applicatie.
De ontworpen applicatie wordt momenteel landelijk ingezet en is voorzien van een Back-end en gekoppeld aan de systemen die de Politie gebruikt voor deze toepassing.
Zowel de politieagenten die directe gebruikers zijn, als de stakeholders van hogerhand bij de Politie geven aan zeer tevreden te zijn met de werkbaarheid en effectiviteit van de applicatie.
Werkwijze
Voor dit project werkte ik samen met een multidisciplinair team bestaande uit mijzelf als dé designer, back-end developers,
een tester, front-end developers en een teamleider/ productowner. We werkten met Scrum en Agile en hadden dagelijkse
stand-up’s en wekelijkse retrospectives.
Wat het design betreft kreeg ik volledige zelfsturing en heb ik zelf de UX road map opgezet. Zodoende had ik zelf het organisatie van het designproces in handen. Zodoende was ik vrij in de regie over bijeenkomsten met stakeholders en gebruikers wanneer ik informatie nodig had of testen wilde uitvoeren. Wel hield ik samen met een andere interne designer af en toe sparringssessies om elkaar aan te vullen en specifieke punten te toetsen.
Wat het design betreft kreeg ik volledige zelfsturing en heb ik zelf de UX road map opgezet. Zodoende had ik zelf het organisatie van het designproces in handen. Zodoende was ik vrij in de regie over bijeenkomsten met stakeholders en gebruikers wanneer ik informatie nodig had of testen wilde uitvoeren. Wel hield ik samen met een andere interne designer af en toe sparringssessies om elkaar aan te vullen en specifieke punten te toetsen.
Om het belang van een goed design duidelijk te maken aan de andere teamleden, paste ik Agile UX toe door te benadrukken
dat een goede UX de applicatie des te sterker zou maken. Ook nam ik de developers en de productowner mee in design-sessies
om hen mee te laten denken over het design, met als bijkomend voordeel dat meer mensen meer ideeën opleveren.
Tijdens het project heb ik steeds nauw contact gehouden met stakeholders. Zij waren voor mij een waardevolle bron van input en expertise. De stakeholders heb ik ook meegenomen in designsessies. Dit deed ik niet alleen om de creativiteit van mensen om mij heen te benutten, maar vooral ook om hun zienswijze en ervaring van het product te kunnen begrijpen.
Tijdens het project heb ik steeds nauw contact gehouden met stakeholders. Zij waren voor mij een waardevolle bron van input en expertise. De stakeholders heb ik ook meegenomen in designsessies. Dit deed ik niet alleen om de creativiteit van mensen om mij heen te benutten, maar vooral ook om hun zienswijze en ervaring van het product te kunnen begrijpen.
Onderzoek
Uiteraard begon ik het proces met gesprekken met de opdrachtgever, de Politie. Door stakeholders vanuit de Politie
te bevragen kon ik het probleem, wensen, eisen en behoeften inzichtelijk krijgen. Omdat precies diezelfde stakeholders
ook de eindgebruikers van de digitale oplossing zijn, is er voortdurend nauw contact geweest tussen mij en deze
politieagenten. Bij dezelfde personen heb ik namelijk ook het gebruikersonderzoek gehouden en de gebruikerstesten uitgevoerd.
Een deel van het onderzoek richtte zich op het inzichtelijk maken van het beoordelingsproces zoals dat voorheen op papier verwerkt werd. Dit inzicht was nodig om uiteindelijk een degelijk en overzichtelijk proces bij het gebruik van de digitale oplossing te kunnen bieden.
Een deel van het onderzoek richtte zich op het inzichtelijk maken van het beoordelingsproces zoals dat voorheen op papier verwerkt werd. Dit inzicht was nodig om uiteindelijk een degelijk en overzichtelijk proces bij het gebruik van de digitale oplossing te kunnen bieden.
Information Architecture
Binnen een digitale oplossing wil men natuurlijk een dat alle nodige informatie aanwezig is en dat deze informatie en
ondersteunende functionaliteiten logisch verdeeld zijn.
Door in gesprek te gaan met de politieagenten en de papieren formulieren te ontleden, kreeg ik inzicht in het proces dat zij doorlopen en welke informatie hierbij de revue passeert. Ook kreeg ik zo inzicht in de werkwijze die zij toepassen en welke voorkeuren zij hadden met betrekking tot een logisch, stapgewijs proces.
Een open card sorting test hielp mij om inzicht te krijgen in hoe de politieagenten alle stukjes informatie en daarmee het proces zelf in zouden delen. Hierbij bood ik een voorbereide set kaarten en categorieën aan, om de test voor hen begrijpelijk te maken. Maar om te steunen op de experise van de politieagenten, liet ik hen vrij om zelf kaarten of categorieën toe te voegen. Daarom dus een open card sorting test.
Door in gesprek te gaan met de politieagenten en de papieren formulieren te ontleden, kreeg ik inzicht in het proces dat zij doorlopen en welke informatie hierbij de revue passeert. Ook kreeg ik zo inzicht in de werkwijze die zij toepassen en welke voorkeuren zij hadden met betrekking tot een logisch, stapgewijs proces.
Een open card sorting test hielp mij om inzicht te krijgen in hoe de politieagenten alle stukjes informatie en daarmee het proces zelf in zouden delen. Hierbij bood ik een voorbereide set kaarten en categorieën aan, om de test voor hen begrijpelijk te maken. Maar om te steunen op de experise van de politieagenten, liet ik hen vrij om zelf kaarten of categorieën toe te voegen. Daarom dus een open card sorting test.
Op basis van de card sorting test heb ik een structuur ontwikkeld voor de indeling van de informatie en het proces.
Echter moest ik kunnen verifiëren of de ontwikkelde structuur begrijpelijk was voor de politieagenten.
Om dit te testen heb ik een tree test uitgevoerd. Het resultaat hiervan was een eenvoudige sitemap die de basis zou gaan vormen voor de indeling van de informatie en de navigatie binnen de applicatie.
Voor het ontwikkelen van een interformatieontwerp en een interfaceontwerp, was het proces echter nog iets te verwarrend voor mij. Dit kwam mede door allerlei randzaken die naast het proces ook geregeld moeten kunnen worden in de te ontwikkelen digitale oplossing.
Daarom heb ik een userflow ontwikkeld die duidelijk toont hoe de politieagenten door de applicatie zouden bewegen. Dit helpt mij niet alleen om het proces goed te begrijpen, maar ook om mijn begrip te verifiëren bij de politieagenten. Zo wist ik 100% zeker dat ik een doeltreffend ontwerp voor de applicatie kon gaan maken.
Om dit te testen heb ik een tree test uitgevoerd. Het resultaat hiervan was een eenvoudige sitemap die de basis zou gaan vormen voor de indeling van de informatie en de navigatie binnen de applicatie.
Voor het ontwikkelen van een interformatieontwerp en een interfaceontwerp, was het proces echter nog iets te verwarrend voor mij. Dit kwam mede door allerlei randzaken die naast het proces ook geregeld moeten kunnen worden in de te ontwikkelen digitale oplossing.
Daarom heb ik een userflow ontwikkeld die duidelijk toont hoe de politieagenten door de applicatie zouden bewegen. Dit helpt mij niet alleen om het proces goed te begrijpen, maar ook om mijn begrip te verifiëren bij de politieagenten. Zo wist ik 100% zeker dat ik een doeltreffend ontwerp voor de applicatie kon gaan maken.
Userflow
Information Design
Onder de structuur van de informatie, de informatiearchitectuur dus, ligt natuurlijk het ontwerp van de informatie zelf.
Per stap in het proces moet nu duidelijk worden welke informatie op welke wijze getoond wordt en hoe deze informatie
duidelijk zichtbaar wordt op een passende wijze.
Hierbij zijn bijvoorbeeld het gebruik van witruimte, kleur, iconen en eigenschappen van tekst van groot belang. Maar ook moet de informatie per pagina overzichtelijk worden ingedeeld en moet de gebruiker in een vloeiend proces over de pagina’s worden geleid. Andersgezegd komt het hier neer op visuele communicatie en een vlot begrip van een pagina als geheel.
Hierbij zijn bijvoorbeeld het gebruik van witruimte, kleur, iconen en eigenschappen van tekst van groot belang. Maar ook moet de informatie per pagina overzichtelijk worden ingedeeld en moet de gebruiker in een vloeiend proces over de pagina’s worden geleid. Andersgezegd komt het hier neer op visuele communicatie en een vlot begrip van een pagina als geheel.
Het kleurgebruik is een belangrijk aspect geworden in het ontwerp. Niet alleen spelen rood en groen een cruciale rol in
het zichtbaar maken van cursisten die reeds gezak of geslaagd zijn, maar ook bij het visualiseren van keuzes die
vergelijkbaar zijn met een “goed, veilig” of “fout, afgekeurd”. Er is gekozen voor een oranje actiekleur.
Deze kleur komt voort uit het logo van SVNL, de Stichting Verkeersregelaars Nederland. De knoppen die door deze
actiekleur extra opvallen, leiden de ogen van de politieagent snel naar de knoppen die hem naar de volgende stap in
zijn proces leiden.
Zo zal bijvoorbeeld de knop naar de beoordeling van een cursist die al beoordeeld is, grijs worden weergegeven. Maar de knop richting een beoordeling die nog gedaan moet worden, valt op door een oranje kleur. Tijdens een beoordeling zal bijvoorbeeld een knop naar een volgende stap in het proces pas oranje oplichten als alle voorgaande onderdelen zijn afgerond.
De informatie is zodanig ingedeeld dat er een overzicht ontstaat van alle cursisten in een lijst. Aparte delen van een pagina zullen andere informatie weergeven zoals de status van een kruispunt of gegevens over het examen.
Zo zal bijvoorbeeld de knop naar de beoordeling van een cursist die al beoordeeld is, grijs worden weergegeven. Maar de knop richting een beoordeling die nog gedaan moet worden, valt op door een oranje kleur. Tijdens een beoordeling zal bijvoorbeeld een knop naar een volgende stap in het proces pas oranje oplichten als alle voorgaande onderdelen zijn afgerond.
De informatie is zodanig ingedeeld dat er een overzicht ontstaat van alle cursisten in een lijst. Aparte delen van een pagina zullen andere informatie weergeven zoals de status van een kruispunt of gegevens over het examen.
Interface Design
Voor een concreet ontwerp is natuurlijk een interfaceontwerp nodig. Op basis van de informatiearchitectuur en het
informatieontwerp heb ik ontwerpen gemaakt voor de interface van alle pagina’s.
Hier heb ik steeds geëxperimenteerd met verschillende varianten van indelingen van onderdelen van de interface. Wat ik belangrijk vond was dat de interface over de hele applicatie consistent zou zijn. Herkenbaarheid, nabijheid, overzicht en controleerbaarheid zijn speerpunten geweest in dit ontwerp, gebaseerd op de context van het project.
De interfaceontwerpen zijn ook ingezet bij A/B-testen om te zien welke variaties het beste overkwamen bij de politieagenten wat betreft herkenbaarheid, duidelijkheid en vindbaarheid.
Hier heb ik steeds geëxperimenteerd met verschillende varianten van indelingen van onderdelen van de interface. Wat ik belangrijk vond was dat de interface over de hele applicatie consistent zou zijn. Herkenbaarheid, nabijheid, overzicht en controleerbaarheid zijn speerpunten geweest in dit ontwerp, gebaseerd op de context van het project.
De interfaceontwerpen zijn ook ingezet bij A/B-testen om te zien welke variaties het beste overkwamen bij de politieagenten wat betreft herkenbaarheid, duidelijkheid en vindbaarheid.
Visual Design
Voor het visueel design heb ik een gekozen voor een rustige achtergrond met wit en zachtgrijs. Dit zorgt in combinatie
met zwarte tekst voor een betere leesbaarheid en minder vermoeidheid bij langdurig gebruik. Een donkere interface
veroorzaakt namelijk vermoeidheid in een lichte omgeving en de politieagenten zullen voornamelijk overdag aanwezig
zijn bij examens voor cursisten.
Voor knoppen die minder belangrijk zijn, heb ik gekozen voor een donkergrijze kleur. Dit is namelijk eveneens een rustige kleur die niet afleidt. Maar dit vormt ook een scherp contrast tegenover de actieknoppen.
Voor de accenten en de actieknoppen heb ik gekozen voor de opvallende oranje kleur die wordt gebruikt door SVNL, Stichting Verkeersregelaars Nederland. Deze kleur trekt de aandacht en zal de politieagent naar zijn volgende stap in het proces leiden.
Voor knoppen die minder belangrijk zijn, heb ik gekozen voor een donkergrijze kleur. Dit is namelijk eveneens een rustige kleur die niet afleidt. Maar dit vormt ook een scherp contrast tegenover de actieknoppen.
Voor de accenten en de actieknoppen heb ik gekozen voor de opvallende oranje kleur die wordt gebruikt door SVNL, Stichting Verkeersregelaars Nederland. Deze kleur trekt de aandacht en zal de politieagent naar zijn volgende stap in het proces leiden.
Prototype
Op basis van de wireframes heb ik een interactief prototype ontwikkeld in de software Axure RP. Dit prototype is gebouwd
op basis van de afmetingen van een gemiddelde tablet. Het is namelijk de bedoeling dat gedelegeerden de applicatie
via een tablet kunnen gebruiken. Dit is overeengekomen tijdens het onderzoek naar de wensen en eisen van de stakeholders.
Een tablet is voor dergelijke taken natuurlijk een stuk makkelijker dan een smartphone of een laptop wanneer men op
straat staat om cursisten te beoordelen bij een examen.
Het prototype is ingezet voor gebruikerstesten op politieagenten om te het volledige ontwerp functioneel te testen. Hierbij zijn veel verschillende opdrachten gegeven aan politieagenten om te zien of zij bepaalde functionaliteiten of informatie snel konden vinden.
Op enkele minieme aanpassingen na is het prototype glansrijk door alle testen heen gekomen. Gedelegeerden gaven aan dat zij het prototype fijn vinden werken en dat zij probleemloos en gestructureerd door het proces van een examen kunnen werken.
Het prototype is ingezet voor gebruikerstesten op politieagenten om te het volledige ontwerp functioneel te testen. Hierbij zijn veel verschillende opdrachten gegeven aan politieagenten om te zien of zij bepaalde functionaliteiten of informatie snel konden vinden.
Op enkele minieme aanpassingen na is het prototype glansrijk door alle testen heen gekomen. Gedelegeerden gaven aan dat zij het prototype fijn vinden werken en dat zij probleemloos en gestructureerd door het proces van een examen kunnen werken.
Bekijk ook...
